Seu endereço de e-mail antigo poderá pertencer a um desconhecido em 12 meses

Ninguém mais utiliza o endereço de 2011. Ele ainda consta em algum registro, em uma loja que o senhor abre uma vez por ano ou como endereço de contato em uma conta na qual o senhor raramente pensa. A própria caixa de correio não é acessada há anos.

Existe um prazo de validade nos provedores alemães GMX e WEB.DE. A seção 5.3 dos termos de uso diz a mesma coisa em ambos. Após 6 meses sem login, as mensagens e os arquivos armazenados podem ser excluídos sem aviso prévio. Após 12 meses, o provedor poderá liberar os endereços de e-mail registrados e disponibilizá-los a outros usuários. O texto em alemão não possui versão oficial em inglês, portanto, trata-se de uma tradução e não de uma citação.

O endereço não desaparece. Ele muda de proprietário.

O que conta como login

Existe um equívoco persistente sobre esse prazo. Em fóruns, afirma-se que apenas o login por meio de um navegador reinicia o contador. Os termos mencionam três formas: um navegador da web, um aplicativo de e-mail e um cliente de e-mail. Qualquer pessoa cuja caixa de correio antiga esteja configurada no Thunderbird ou em um aplicativo de celular e que ainda receba e-mails por lá mantém a conta ativa.

Isso só conta enquanto o cliente estiver efetivamente recebendo e-mails. Uma conta configurada há três celulares atrás geralmente já parou de receber mensagens, mesmo que ainda apareça em algum aplicativo.

Há seis meses entre os dois prazos, e esse intervalo representa uma oportunidade. A GMX afirma em suas próprias páginas de ajuda que o login continua possível após a exclusão do conteúdo da caixa de correio. Perceber o e-mail de aviso dentro desse prazo faz com que você perca as mensagens antigas, mas mantém o endereço. Perceber apenas após 12 meses pode fazer com que você perca ambos.

O que depende desse endereço

O dano não ocorre na caixa de correio vazia. Ele ocorre nos serviços que ainda apontam para ela. Quase todas as telas de login possuem um link com a indicação “esqueci a senha”. Na maioria dos casos, ele leva a exatamente um caminho: um e-mail enviado para o endereço cadastrado. Quem controla esse endereço controla a conta.

O Google chama esse campo de “endereço de e-mail de recuperação” e o coloca na seção “Segurança” da conta. A Microsoft armazena os mesmos detalhes em “informações de segurança”. Lojas, fóruns e serviços menores muitas vezes não possuem nenhum endereço de recuperação separado; portanto, o endereço de contato é a única forma de recuperar o acesso.

A Apple é a exceção. Ao esquecer a senha, o usuário é direcionado primeiro a um dispositivo confiável, como um iPhone ou um Mac que já esteja conectado e possua uma senha de dispositivo. O endereço de e-mail não é a via principal nesse caso. O mesmo mecanismo se aplica, um nível abaixo, a um número de celular antigo. Os dispositivos que ainda estão conectados às suas contas aparecem nas listas de dispositivos.

O endereço do seu antigo empregador

Um segundo caso afeta as pessoas que nunca tiveram uma caixa de e-mail gratuita. Qualquer pessoa que tenha usado um endereço de trabalho para assuntos particulares durante um estágio ou um emprego anterior deve devolvê-lo ao sair da empresa. O departamento de TI decide o que acontecerá com ele a partir de então.

A Microsoft descreve o procedimento padrão em sua própria documentação administrativa. Quando alguém deixa a organização, um administrador pode “atribuir o endereço de e-mail do ex-funcionário a outro funcionário ou converter a caixa de correio do ex-funcionário em uma caixa de correio compartilhada”. Ambas as opções são comuns e sensatas do ponto de vista da empresa, pois o trabalho em andamento não deve ser perdido.

O acesso privado à conta é outra questão. O sucessor passa a receber a mensagem que uma loja envia para redefinir uma senha. Não é necessária má-fé para que isso ocorra. Basta que a mensagem chegue até ele.

O Google e a Microsoft também excluem contas particulares, embora de forma mais lenta. Ambas permitem um período de dois anos sem login. O Google pode, então, excluir a conta e seu conteúdo, e anuncia isso por e-mail para a própria conta e para o endereço de recuperação. Um endereço inativo significa que o aviso não chega a lugar algum. Endereços do Gmail excluídos, pelo menos, nunca são atribuídos novamente.

O que o(a) senhor(a) pode fazer em 10 minutos

Faça login uma vez em cada caixa de correio antiga que ainda exista. O relógio recomeça, e o senhor poderá ver quais serviços ainda enviam mensagens para lá. As linhas de assunto dos últimos meses constituem uma lista bastante completa de suas contas esquecidas, e isso não exige nenhum esforço de pesquisa.

Em seguida, redirecione esses serviços para um endereço que o senhor leia diariamente. O Google mantém essa opção em “Segurança”, a Microsoft em “Informações de segurança” e as lojas online, geralmente, no perfil. Quando houver um endereço de recuperação separado, ele deve estar em um provedor diferente da conta principal; caso contrário, uma falha de serviço afetará ambas.

Isso deixa a questão delicada de saber se a própria caixa de correio está protegida. Uma conta que serve apenas como meio de recuperação ainda precisa de sua própria senha e autenticação de dois fatores, pois ela dá acesso a todas as outras. Onde guardar os códigos de backup para isso, sem entregá-los a um ladrão de informações, é abordado em nosso artigo sobre códigos de backup.

Se o endereço já não existir há muito tempo e outra pessoa o possuir agora, a solução passa pelos próprios serviços. A maioria dos provedores permite que você altere o endereço de contato enquanto ainda for possível fazer login com a senha, e essa é a primeira medida a ser tomada em todas as contas afetadas. Perder a senha também transforma a limpeza em um caso de suporte técnico com desfecho incerto.

Quem não precisar mais da caixa de correio antiga deve, em primeiro lugar, alterar todos os serviços que apontam para ela e, em seguida, excluí-la. O endereço ficará então tão livre quanto estaria após o prazo final, mas no momento que o senhor escolher.